Télécharger Rapport de stage PFE : Projet de mise en place d'un Système d'Archivage Électronique.

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Sujet : Projet de mise en place d'un Système d'Archivage Électronique.

Organisme : Groupe OCP-Jorf Lasfar.

Ecole  : ENSA Fès.

Résumé : 

La croissance exponentielle de l’information pose à la fois le problème de l’accès à cette information et sa diffusion interne. C’est pourquoi l’idée de mettre en place un Système d’archivage est devenue une nécessité.

Partant du diagnostic de l’existant et de l’analyse des exigences archivistiques, mais également des besoins exprimés par l’utilisateur, nous avons pu élaborer le cahier des charges technique du système d’archivage électronique selon la méthode SPRI (Situation, Problème, Résolution, Informations détaillées) auquel les fournisseurs du système d’archivage électronique devaient répondre.

Une troisième partie consistait à dresser un panorama des soumissionnaires des solutions d’archivage électronique et les différents critères inhérents au choix de la solution tant sur les plans qualité, position sur le marché, délai et SAV. De même, l’application de la méthode la plus référencée dans les sélections multi critères pour les projets systèmes d’information, en l’occurrence les systèmes d’archivages électronique, la méthode AHP (Analytic Hierarchy Process) La quatrième étape consistait à faire l’estimation du budget prévisionnel à la mise en place d’un système d’archivage électronique (matériel, licence, services d’installation, de formation, et de maintenance), nous avons pu avoir un retour sur investissement positif est qui égale à 40 %. Enfin, comme pour tout projet la gestion des risques est indispensable, c’est pourquoi nous avons décidé d’adopter la méthode MEHARI, en s’aidant du logiciel RISICARE pour l’élaboration de la cartographie des risques, et cela afin de déceler les risques liés à la mise en place d’un système d’archivage électronique d’abord, et pouvoir les gérer par la suite.

Introduction :

Le service approvisionnement produit et gère des volumes importants de documents papiers qui sont traités au quotidien par les différentes sections du service.

Ne disposant pas d’un centre d’archives professionnel et d’un personnel suffisant pour garantir la gestion et le contrôle des flux énormes engendrés quotidiennement par les traitements de dossiers clients ,les sections étaient obligées de les prendre à leur charge de façon manuelle. Cette gestion d’archives physiques montrait ses limites dans une démarche d’optimisation des ressources se traduisant par des surcoûts significatifs.

De plus, cette gestion manuelle des archives imposait aux utilisateurs de longues procédures de recherche et de consultation des documents qui impactent leur capacités opérationnelles, chose qui pouvait altérer la qualité du service rendu aux clients.

Le Groupe OCP a décidé alors, de se doter d’un système d’archivage électronique. Cette acquisition devrait lui permettre d’optimiser de manière substantielle les processus les plus importants pour son activité, tout en diminuant la circulation des documents papiers. Le SAE permettra aussi d’optimiser les tâches quotidiennes des différents acteurs dans une logique de gain de temps et d’efficacité.

Le présent rapport comporte 3 chapitres, le 1er est une présentation du Groupe Chérifien de Phosphate ainsi que le service approvisionnement et gestion des stocks où nous avons effectué notre stage de fin d’étude, le second chapitre parlera de la problématique d’archives ainsi que la solution adoptée pour y répondre. Enfin le dernier chapitre où nous avons décrit notre travail réalisé en 6 parties à savoir :

• L’étude de l’existant.
• Étude technique.
• Sélection des fournisseurs.
• Étude financière. 
• La gestion des risques. 
• Proposition d’Oracle comme alternative pour le problème d’archivages.

================Mots Clés ================

archivistique, cahier des charges, méthode SPRI, analyse multi critère, méthode AHP, le ROI, gestion de risques, méthode MEHARI, cartographie des risques.

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